Privacy Policy

Privacyverklaring Warm Wonen en Werken B.V.

Bij Warm Wonen en Werken B.V. maken wij comfortabel wonen en werken mogelijk met het vloerverwarmingssyteem dat het meest geschikt is voor woning, bedrijfspand of volledige nieuwbouwtraject. Om onze diensten uit te voeren, is het noodzakelijk persoonsgegevens te verwerken van onze klanten. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens van onze leveranciers, samenwerkingspartijen, sollicitanten en bezoekers van onze website. In deze privacyverklaring kun je lezen hoe wij persoonsgegevens verwerken van betrokkenen en gebruikers van onze website www.warmwonenenwerken.nl.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Bedrijfsnaam:             Warm Wonen en Werken B.V.

Adres:                         Koningsbergenweg 12-09, 3771 NS Barneveld

E-mail:                        [email protected]

• Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken verschillende typen persoonsgegevens, onder andere afhankelijk van de categorie betrokkenen. Per categorie wordt hieronder aangegeven welke persoonsgegevens wij mogelijk verwerken.

Klanten, samenwerkingspartijen en leveranciers:

• Handelsnaam;
• Adresgegevens bedrijf;
• KvK nummer;
• Voor- en achternaam;
• Adresgegevens privé;
• Geboortedatum;
• Telefoonnummers (zakelijk, privé, vast, mobiel);
• E-mailadressen;
• Functie;
• Betaalgegevens zoals een bankrekeningnummer; en
• Klantnummer en factuurnummer.

Sollicitanten:

• Contactgegevens van de sollicitant, zoals voor- en achternaam, geslacht, leeftijd/geboortedatum, adres, e-mailadres en telefoonnummer; en
• Curriculum vitae en motivatiebrief en de persoonsgegevens die hieruit relevant zijn, zoals eerdere functies, salaris, beoordelingen en opleidingen.

Bezoekers van de website:

• Contactgegevens die je stuurt wanneer je contact opneemt via de e-mail zoals voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en andere persoonsgegevens; en
• IP-adres en gegevens over jouw online activiteit: bijvoorbeeld jouw online interactie met de website, locatie en IP-adres (zie hiervoor onze Cookieverklaring).

• Redenen voor verwerking persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden verwerkt doordat je ons hiervoor toestemming geeft, je gebruikt maakt van onze diensten en/of omdat op ons een wettelijke verplichting rust deze gegevens te verwerken.

In sommige gevallen hebben wij een gerechtvaardigd belang om gegevens te verwerken. Bijvoorbeeld in het belang van de eigen bedrijfsvoering, bewijspositie en rechtspositie te bewaken en waarborgen. Wij zullen daarbij niet meer gegevens verwerken dan nodig is om het doel te bereiken en de gerechtvaardigde belangen te waarborgen.

De persoonsgegevens die wij verwerken heb je zelf verstrekt of via andere betrokkenen of uit openbare registers, zoals het handelsregister van de KvK of andere openbare bronnen zoals sociale media-accounts.

• Verwerkingsdoelen, grondslagen en bewaartermijnen

Hieronder wordt beschreven wanneer wij persoonsgegevens verwerken, wat de grondslag is voor deze verwerkingen en hoe lang de persoonsgegevens bewaard worden. Wij bewaren of verwerken jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld. De bewaartermijn kan verschillen per (categorie) persoonsgegeven, waarbij wettelijke bewaartermijnen en adviezen vanuit de Autoriteit Persoonsgegevens als uitgangspunt worden gebruikt

Contact

Indien je contact hebt opgenomen met ons via e-mail of via onze social media-kanalen, dan ontvangen wij persoonsgegevens van je. Deze worden verwerkt om te reageren op jouw bericht.

Grondslagen:             Toestemming en gerechtvaardigd belang. Het is in ons belang om te weten wanneer er voor het laatst contact is geweest en hoe dit contact is verlopen.

Bewaartermijn:           Maximaal 5 jaar.

Offerte versturen

Verzoek je om een offerte, dan worden jouw persoonsgegevens verwerkt om een offerte aan je te versturen.

Grondslag:                 Uitvoering van de overeenkomst.

Bewaartermijn:           7 jaar in verband met wettelijke administratieplicht.

Agendabeheer

Wanneer we een afspraak met je inplannen, hebben wij hebben jouw persoonsgegevens nodig.

Grondslag:                 Toestemming, uitvoering van de overeenkomst.

Bewaartermijn:           Geen bepaalde termijn, maar niet langer dan strikt noodzakelijk.

Dienstverlening

Wij komen altijd langs voor een advies voor jouw vloerverwarming. Wij helpen onze klanten met een passende vloerverwarmingssysteem. Wij adviseren en monteren de vloerverwarming die het beste aansluit bij jouw woon- of werksituatie.

Grondslag:                 Uitvoering van de overeenkomst.

Bewaartermijn:           7 jaar in verband met wettelijke administratieplicht.

Klanten, samenwerkingspartijen en leveranciers:

Voor relatiebeheer, het onderhouden van contacten, marketingdoeleinden, het voeren van klantenadministratie, debiteurenbeheer en voor servicedoeleinden.

Grondslag:                 Uitvoering van de overeenkomst.

Bewaartermijn:           7 jaar in verband met wettelijke administratieplicht.

Betalingen verrichten en ontvangen

Wij verwerken betalingen en bewaren de facturen in onze administratie.

Grondslag:                 Uitvoering van de overeenkomst.

Bewaartermijn:           7 jaar in verband met wettelijke administratieplicht.

Sollicitatieproces

Voor de werving en selectie van nieuwe medewerkers verwerken wij persoonsgegevens. Om contact op te nemen en te onderhouden met betrekking tot het sollicitatieproces (en) voor het laten doorlopen van een sollicitatieprocedure.

Grondslag:                 Toestemming.

Bewaartermijn:           Bij afwijzing worden de persoonsgegevens binnen vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij de sollicitant ons toestemming geeft om deze gegevens te bewaren tot een jaar na afloop van de sollicitatieprocedure.

Contact via onze sociale media-kanalen
Wij maken gebruik van Facebook, LinkedIn en Instagram. Wanneer je ons een berichtje stuurt of reageert op onze posts, verwerken wij persoonsgegevens.

Grondslag:                  Toestemming, gerechtvaardigd belang

Bewaartermijn:           De gegevens blijven bewaard in onze sociale media-accounts. Deze kunnen op verzoek verwijderd worden.

5. Gevolgen niet verstrekken persoonsgegevens

In sommige situaties ben je verplicht om persoonsgegevens te verstrekken ons. Dit moet bijvoorbeeld wanneer wij persoonsgegevens moeten verwerken op grond van een wettelijke verplichting of om een overeenkomst te kunnen nakomen. Indien je weigert om de benodigde persoonsgegevens te verstrekken, informeren wij je over de gevolgen hiervan. Wij kunnen hier consequenties aan verbinden, zoals het weigeren of stopzetten van de samenwerking.

6. Ontvangers van jouw persoonsgegevens

Wij verstrekken jouw persoonsgegevens alleen aan derden wanneer wij daartoe contractueel of wettelijk verplicht zijn of wanneer dat noodzakelijk is om de dienstverlening uit te voeren of onder de aandacht te brengen. Wanneer wij jouw gegevens doorgeven aan derde partijen, gebeurt dit zorgvuldig met inachtneming van passende beveiligingsmaatregelen. Wij verkopen in geen enkel geval persoonsgegevens aan derden.

Jouw gegevens worden (mogelijk) gedeeld met de volgende derden:

• Boekhouder/accountant;
• Leveranciers;
• Samenwerkingspartijen;
• Salarisadministratiekantoor;
• Verzekeringsagent;
• Uitzendbureaus;
• Website hosting;
• Website software;
• E-mailserver;
• CRM-systeem;
• Door ons ingeschakelde samenwerkingspartijen;
• Belastingdienst;
• Boekhoudsysteem;
• Boekhouder of accountant;
• Verzekeringsmaatschappij;
• Betaaldiensten; en
• Bezorgdiensten.

Indien een partij die persoonsgegevens van ons ontvangt de rol van verwerker heeft, dan hebben wij met deze verwerker een verwerkersovereenkomst gesloten om de bescherming van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Ingevolge een (sub)verwerkersovereenkomst worden op eventuele subverwerkers dezelfde verplichtingen opgelegd als die die voor verwerkers gelden. Derden die van ons persoonsgegevens ontvangen kunnen ook zelf verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens. Wij zijn in dat geval niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de verwerking door deze derden.

Jouw persoonsgegevens worden alleen verwerkt in landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

7. Toegang tot jouw persoonsgegevens en beveiliging

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wij beveiligen de gegevens onder andere door SSL-encryptie (Secure Sockets Layer) waardoor data niet leesbaar zijn voor derden die onrechtmatig toegang proberen te verkrijgen.

8. Jouw rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens

Op grond van de AVG heb je rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens:

• Het recht op inzage;
• Het recht op rectificatie;
• Het recht om vergeten te worden;
• Het recht op beperking van de verwerking;
• Het recht om jouw toestemming voor een verwerking in te trekken;
• Het recht bezwaar te maken tegen een verwerking;
• Het recht op overdraagbaarheid van gegevens.
  
  Indien je een beroep wil doen op een van deze rechten, neem dan contact op via [email protected]. Bovengenoemde rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat wij niet in alle gevallen gehoor hoeven te geven aan een verzoek ter uitvoering van één van deze rechten. Hierover word je in dat geval geïnformeerd. Van belang is dat het intrekken van jouw toestemming voor een verwerking of het bezwaar maken tegen een verwerking geen gevolgen heeft voor de rechtsgeldigheid van de verwerking van persoonsgegevens vóór de intrekking van jouw toestemming of het maken van bezwaar. Naast de hierboven genoemde rechten heb je het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ga hiervoor naar www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Wijzigingen in de privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring op elk gewenst moment en om welke reden dan ook aan te passen of te wijzigen. De meest recente versie is te vinden op onze website www.warmwonenenwerken.nl.